Prozessmanagement
Was ist ein Prozess?
Bei einem Prozess handelt es sich um eine Anzahl einzelner Aktivitäten, die parallel und/oder nacheinander ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Wenn eine dieser Aktivitäten fehlerhaft oder langsam vonstatten geht, so ist das Ergebnis des Prozesses ebenfalls fehlerhaft oder es steht erst verzögert zur Verfügung.
Warum werden Prozesse überwacht?
Die Prozessüberwachung (Process Monitoring) dient dazu, eventuelle Fehler zu erkennen und Informationen über die Bearbeitungszeit zu erhalten um ggf. Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Beispiel für Probleme eines einfachen Prozesses
Ein Sportartikelversender plante den Umstieg vom ERP-System Navision (Microsoft Dynamics NAV) auf SAP Business One. Dafür wurde zunächst die Verwaltung des Artikelstamms in ein PIM-System (Product Information Management) verlagert, das für die Zeit der Migration Artikeländerungen an das bisherige Navision, den Webshop und das neue SAP B1 übergeben sollte.
Der Import in Navision war dabei insofern kritisch, als dort jeder Datensatz auf Gültigkeit geprüft wird. Wenn bei einem Artikel beispielsweise eine Artikelgruppe angegeben ist, die so in Navision nicht existiert (z. B. wegen eines Zeichensatzproblems oder weil sie noch nicht angelegt wurde), dann wird dieser Datensatz von Navision nicht importiert - der Webshop war in dieser Beziehung deutlich weniger empfindlich.
Dadurch konnte es passieren, dass im Webshop Artikel bestellt werden, die es in Navision nicht gab, oder der Preis stimmte nicht überein - und schon klemmte es bei der automatischen Auftragsverarbeitung oder in der Buchhaltung brach wenige Tage später das Chaos aus, weil die Zahlungsbeträge der Kunden nicht mit den Rechnungen aus Navision übereinstimmten.
Die Lösung
Die Lösung bestand darin, die Protokolldateien auszuwerten, die Navision beim Import der Artikeldaten geschrieben hat. Das Problem dabei war, dass Fehler nur unregelmäßig, teilweise aber in großer Anzahl auftraten - die manuelle Auswertung der Protokolldateien wäre in diesem Fall kaum sinnvoll gewesen.
Wir haben das letztendlich innerhalb von monitoring.de mit einem Sensor gelöst, der in regelmäßigen Intervallen die Protokolldateien geprüft und die Fehler zusammengefasst hat. Diese Zusammenfassung wurde dann automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter per Mail geschickt und zusätzlich intern protokolliert. Ganz unten sind einige Bilder dazu zu sehen.
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Die Umsetzung derartiger Überwachungsaufgaben erfordert in monitoring.de nur einen relativ geringen Aufwand, da die gesamte Infrastruktur schon vorhanden ist und genutzt werden kann. Die Anpassung beschränkt sich auf die Algorithmen, die sich auf die Zustandserfassung und den Umgang mit Fehlerzuständen beziehen.
Darstellung der ausgeführten Importe als Chart
Beispiel für die Mail an verantwortliche Mitarbeiter
Protokollierte Importfehler